Buchhaltung
Mit der Buchhaltung zum Erfolg
Ein klassischer Fehler in der Selbständigkeit ist, sich mit dem Geld, das auf dem Konto ist, von Tag zu Tag „durchzuschlagen“. Dass ein großer Teil des Geldes aus dem Verkauf nicht Ihnen „gehört“ und Sie es früher oder später an das Finanzamt oder andere Institutionen abführen müssen, ist Ihnen natürlich längst klar. Damit Sie keine bösen Überraschungen erleben, sorgen Sie für eine konsequente Prüfung Ihrer Einnahmen und Ausgaben. Diese Dokumentation und Überprüfung aller Ihrer geschäftlichen Tätigkeiten und Vorgänge, die das Vermögen ihres Unternehmens (bspw. Einkauf, Verkauf, Miete, Löhne etc.) betreffen, wird unter dem Begriff „Buchhaltung“ zusammengefasst.
Die Buchhaltung ist das A und O. Behalten Sie unbedingt Ihren Finanzierungsplan im Blick!
Buchführung
Bei der Buchführung handelt sich um die Arbeit der Buchhaltung. Mit der Buchführung dokumentieren Sie alle in Ihrem Unternehmen anfallenden Geschäftsvorfälle (Einnahmen und Ausgaben) chronologisch und sachlich geordnet und auf Basis von Belegen (Rechnung, Kassenbon oder Quittung) auf. Zu den Geschäftsvorfällen zählt z.B. (i) der Einkauf von Materialien, (ii) der Verbrauch von Rohstoffen, (iii) die Zahlung von Löhnen, (iv) der Verkauf von Fertigerzeugnissen und vieles andere. Auf dieser Basis ermitteln Sie Ihren Gewinn und erhalten Aufschluss über Ihre Liquidität (Zahlungsfähigkeit) und die finanzielle Situation Ihres Unternehmens. Dem Finanzamt liefern Sie damit die grundlegenden Daten für die Berechnung der Steuern in Form Ihrer Steuererklärung und Ihrer Gewinnermittlung. In der Praxis zeigt sich, dass eine geordnete Buchführung ein entscheidender Erfolgsfaktor für ein Unternehmen ist. Nur wenn Sie alle Geschäftsvorfälle und damit die finanzielle Lage Ihres Unternehmens im Blick behalten, können Sie in jeder Situation die richtige Entscheidung treffen.
Einfache Buchführung
Sie benötigen nur eine einfache Buchführung, wenn Sie (i) einen Freien Beruf ausüben oder (ii) als Einzelunternehmer:in oder Personengesellschaft (GbR) nicht im Handelsregister eingetragen sind und einen Umsatz von weniger als 600.000 Euro im Kalenderjahr oder einen Jahresgewinn von unter 60.000 Euro haben oder (iii) als Einzelunternehmer:in im Handelsregister eingetragen sind und in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren einen Umsatz von weniger als 600.000 Euro und einen Gewinn von unter 60.000 Euro haben. Bei der einfachen Buchführung müssen Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben lediglich einmal erfassen und nach Datum sortiert in einer Liste aufzeichnen. Ihren Gewinn können Sie anhand einer einfach zu erstellenden Einnahmen-Überschuss-Rechnung, bei der Sie die Ausgaben von Ihren Einnahmen abziehen, ermitteln.
Doppelte Buchführung
Sie sind zu einer doppelten Buchführung gesetzlich verpflichtet, wenn Sie (i) die Rechtsform einer GmbH, UG, AG, OHG oder KG gewählt haben oder (ii) sich freiwillig ins Handelsregister eingetragen haben oder (iii) als Einzelunternehmer:in oder Personengesellschaft (GbR) nicht im Handelsregister eingetragen sind und einen Umsatz von mehr als 600.000 Euro im Kalenderjahr oder einen Jahresgewinn von über 60.000 Euro haben. Bei der doppelten Buchführung muss im Gegensatz zur einfachen Buchführung jeder Geschäftsvorfall zweimal erfasst bzw. gebucht werden. Zum einen wird erfasst, auf welchem Konto die Geldbewegung stattfand, z.B. in der Kasse oder auf einem Bankkonto. Zum anderen wird auf dem Gegenkonto festgehalten, wofür das Geld eingenommen oder ausgegeben wurde, z.B. Miete, Büromaterial oder Einnahmen aus dem Verkauf. Die doppelte Buchführung umfasst neben Einnahmen und Ausgaben, auch Aufwendungen und Erträge, sowie Vermögen und Kapital. Mit dem Jahresabschluss, der mind. aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung besteht, schließen Sie die doppelte Buchführung ab. Je nach gewählter Rechtsform kommen weitere Bestandteile hinzu.
Buchhaltung muss nicht kompliziert sein
Am besten ist es, Sie eignen sich selbst das nötige Wissen an. Für die strukturierte Sammlung der Belege und zur Prüfung der Bilanzen gibt es Software-Programme. Vielleicht kann es perspektivisch eine gute Lösung darstellen, eine Honorarkraft (zum Beispiel in Teilzeit) für die Buchhaltung zu gewinnen. Es ist üblich und empfehlenswert, in eine Steuerberatung zu investieren. Suchen Sie sich daher frühzeitig eine Steuerberatung und rechnen Sie Steuerzahlungen und Beratungskosten in Ihrer Finanzplanung mit ein. Dabei ist es meist keine Entweder-Oder-Frage, sondern eine Kombination. Unterlagen und Informationen können vorbereitet werden. Eine Honorarkraft kann die Buchhaltung mit geringem Aufwand prüfen und unterstützen. Die Steuerberatung arbeitet mit den sortierten Dokumenten und Informationen weiter und berät zu ausgewählten Fragen.
Wichtig: Geben Sie diese Aufgabe nicht komplett ab. Schauen Sie in regelmäßigen Abständen gemeinsam mit Ihrer Buchhaltungskraft auf Ihre Bilanzen: Wie viel Geld wird voraussichtlich als Steuern an das Finanzamt abgegeben? Wann werden welche Rückzahlungen fällig? Wann stehen welche Ausgaben an? Ist für ungeplante Kosten (Reparaturen, Renovierung, Neuanschaffungen etc.) Geld zurückgelegt? Ist es perspektivisch notwendig oder für die Expansion hilfreich, Personal einzustellen? Wie viel kostet qualifiziertes Personal? Bilden Sie Reserven! Wenn Sie selbst den Überblick behalten, können Sie ihre Geschäftszahlen und Ergebnisse bewerten und die Auswirkungen einschätzen. Die Auswertung dieser Informationen, auch „Controlling“ genannt, ist die Grundlage Ihrer alltäglichen Planungen, vom Einkauf bis zur Kalkulation von Preisen für Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung. Weitere Informationen zum Thema Controlling finden Sie im Themenheft GründerZeiten: Controlling.
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